Dataskyddspolicy

Dataskyddspolicy för BitSim NOW AB

2021-06-22

Syftet med denna policy är att säkerställa att bolaget BitSim NOW AB hanterar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Med ”personuppgifter” avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en nu levande fysisk person.

Personuppgiftsansvarig för hanteringen är BitSim NOW AB (nedan kallat ”BitSim NOW”, ”vi” eller ”oss”) med organisationsnummer 556586-5531 och adress Borgarfjordsgatan 13A, 164 40 Kista.

Typ av personuppgifter

BitSim NOW hanterar personuppgifter från potentiella och befintliga kunder, leverantörer, samarbetspartners, konsulter, arbetssökande och medarbetare. Vi samlar in uppgifterna antingen direkt från dig, från våra samarbetspartners och leverantörer eller från allmänt tillgängliga register. Med undantag för uppgifter om våra egna medarbetare hanterar vi aldrig känsliga personuppgifter.

I vissa fall kan vi samla in personuppgifter från dig men där uppgifterna gäller andra personer än du själv. I dessa fall förutsätter vi att du som förser oss med andras uppgifter har dessa personers samtycke till att göra detta. Vi kommer att informera berörda personer om vår personuppgiftsbehandling vid vår första kontakt med dem.

Din rollExempel på personuppgifter som BitSim NOW hanterar
Kund, leverantör eller samarbetspartnerNamn, befattning, företag/organisation, kontaktuppgifter, fakturainformation, köphistorik, dialoghistorik
Konsult eller arbetssökandeNamn, kontaktuppgifter, CV, dialoghistorik
MedarbetareNamn, personnummer, kontaktuppgifter, CV, lön, frånvaro, uppgifter om anhöriga, anteckningar från medarbetarsamtal, dialoghistorik

Dina personuppgifter kan också förekomma i olika typer av dataloggar som är nödvändiga för att våra digitala system ska fungera på ett ändamålsenligt sätt. Det kan till exempel gälla loggar över informationsåtkomst, in- och utgående e-mail eller telefonsamtal.

Det förekommer att vi dokumenterar BitSim NOW:s arrangemang, till exempel kundträffar, med foto eller filminspelningar. Dessa kan i vissa fall utgöra personuppgifter.

Rättslig grund och ändamål för behandlingen

BitSim NOW behandlar personuppgifter för flera olika ändamål. De huvudsakliga syftena är för att vi ska kunna:

  • Hantera beställningar, leveranser och kommunikation med våra kunder, leverantörer och samarbetspartners
  • Dokumentera, utvärdera, utveckla och marknadsföra vår verksamhet
  • Hantera våra åtaganden som arbetsgivare

 

Varje behandling av personuppgifter som BitSim NOW utför kan motiveras utifrån en eller flera av följande rättsliga grunder:

Fullgörande av rättslig förpliktelse
Exempel: Vi sparar vissa personuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.

Fullgörande av avtal
Exempel: För att kunna leverera tjänster som en kund har beställt av oss hanterar vi vissa personuppgifter om kunden i fråga.

Berättigat intresse
Exempel: Vi hanterar vissa personuppgifter om företag som är potentiella kunder till BitSim NOW, baserat på vårt affärsmässiga intresse av att marknadsföra våra tjänster.

Samtycke
Exempel: När en arbetssökande skickar sitt CV till BitSim NOW hanterar vi detta baserat på den sökandes samtycke.

Lagringstider och skyddsåtgärder

BitSim NOW har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot exempelvis förlust, skada eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

Vi lagrar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs ovan. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna så att de inte längre kan kopplas till dig. Om inget annat har avtalats, och om inte lagen kräver av oss att vi behåller uppgifterna längre, så gäller lagringstiderna nedan.

Befintliga kunder, leverantörer och samarbetspartners
Vi sparar dina uppgifter så länge ditt företag eller din organisation har en aktiv relation med BitSim NOW, och därefter i högst tio år.

Potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartners
Om vi ännu inte har varit i kontakt med dig, till exempel för att du är en eventuell framtida kund eller leverantör till BitSim NOW, sparar vi dina uppgifter i högst tre år.

Konsult eller arbetssökande
Ansökningshandlingar för tjänster och uppdrag på BitSim NOW, och personuppgifter kopplade till dessa, sparas i högst fem år från det att rekryteringsprocessen för den aktuella tjänsten/uppdraget har avslutats.

Medarbetare
Om du slutar din anställning på BitSim NOW kommer vi att radera uppgifter av typen CV och anteckningar från medarbetarsamtal inom ett år. Uppgifter som kan behövas för framtida pensionsutbetalningar, arbetsgivarintyg eller liknande kommer vi att behålla under hela företagets livstid.

Överföring av personuppgifter till andra

BitSim NOW säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part. Vi kan dock komma att lämna ut dina uppgifter till följande kategorier av mottagare:

Myndigheter
Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter, företag eller enskilda om BitSim NOW har en laglig skyldighet att lämna ut uppgifterna.

Annat bolag i koncernen
BitSim NOW:s moderbolag Vironova har tillgång till vissa delar av våra servrar och tar regelbundet backup på hela servrarna. Vi överför också uppgifter om företagets medarbetare till Vironova.

Samarbetspartners
I de fall då vi samarbetar med ett annat bolag i en kundleverans kan vi komma att överföra nödvändiga personuppgifter även till detta bolag. Vi har också samarbeten med exempelvis pensionsadministratörer där vissa personuppgifter behöver föras över. I dessa samarbeten ansvarar respektive bolag för sin egen personuppgiftsbehandling.

Personuppgiftsbiträden
Om BitSim NOW anlitar en annan verksamhet för att utföra vissa tjänster åt oss kan detta innebära antingen att den andra verksamheten samlar in personuppgifter åt oss, eller att de behöver tillgång till personuppgifter som BitSim NOW har samlat in. Sådana samarbeten är till exempel med rekryteringsföretag och IT-systemleverantörer. Vi ingår då ett personuppgiftsbiträdesavtal med den andra verksamheten.

Som princip överför BitSim NOW aldrig personuppgifter till verksamheter utanför EU/EES. Undantaget är verksamheter som bedrivs i ett tredje land där skyddsnivån är väsentligen likvärdig med den som garanteras inom EU genom GDPR.

Dina rättigheter

GDPR ger dig som registrerad ett antal rättigheter gällande dina personuppgifter, till exempel att få veta vilka uppgifter vi lagrar om dig, att korrigera felaktiga uppgifter och att begära radering. Vill du utöva någon av dessa rättigheter är du välkommen att kontakta oss på följande adress:

BitSim NOW AB
Borgarfjordsgatan 13A
164 40 Kista

info@bitsimnow.com

Om du anser att BitSim NOW behandlar dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning, eller att vi har hanterat en begäran från dig felaktigt när du har velat utöva dina rättigheter enligt ovan, så kan du anmäla detta till Datainspektionen.

integritetspolicy